Przez wzgląd na rosnącą popularność płatności bezgotówkowych, terminal płatniczy stał się jednym z podstawowych narzędzi w działalności handlowej i usługowej. Dla wielu klientów możliwość zapłaty kartą lub telefonem to dziś standard. Kto może zatem przyjmować płatności za pomocą terminala i jakie warunki trzeba spełnić, aby korzystać z tego rozwiązania?
Kto jest uprawniony do przyjmowania płatności za pomocą terminala płatniczego?
Jakie są wymogi prawne dotyczące posiadania terminala płatniczego przez przedsiębiorców?
Czy posiadanie terminala płatniczego jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców?
Jakie są alternatywne metody przyjmowania płatności bezgotówkowych poza terminalem płatniczym?
Czy terminal płatniczy musi być zintegrowany z kasą fiskalną?
Jakie są konsekwencje braku terminala płatniczego w firmie?
Czy istnieją programy wspierające przedsiębiorców w pozyskaniu terminala płatniczego?
Jakie są koszty związane z posiadaniem terminala płatniczego?
Czy terminal płatniczy może być używany w różnych lokalizacjach działalności gospodarczej?
Kto jest uprawniony do przyjmowania płatności za pomocą terminala płatniczego?
Terminal płatniczy może być używany przez szerokie grono podmiotów – zarówno prowadzących działalność gospodarczą, jak i organizacje pozarządowe. W praktyce do przyjmowania płatności w formie bezgotówkowej uprawnieni są:
- przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub spółki,
- osoby sprzedające swoje produkty np. na targowiskach,
- fundacje i stowarzyszenia,
- instytucje publiczne, np. urzędy i muzea umożliwiające płatność za bilety lub opłaty administracyjne.
Jakie są wymogi prawne dotyczące posiadania terminala płatniczego przez przedsiębiorców?
W Polsce obowiązek posiadania terminala płatniczego dotyczy określonych grup przedsiębiorców – przede wszystkim tych, którzy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Od 1 stycznia 2022 roku, zgodnie z przepisami Polskiego Ładu, przedsiębiorcy mający kasę fiskalną muszą również umożliwić klientowi płatność bezgotówkową, np. kartą lub telefonem.
Dodatkowo, terminal powinien być zintegrowany z kasą fiskalną online, co pozwala na automatyczne przesyłanie danych o transakcji. Jest to nie tylko zgodne z przepisami, ale również upraszcza obsługę sprzedaży.
Czy posiadanie terminala płatniczego jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców?
Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania terminala. Dotyczy to głównie firm nieobjętych obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej, np. świadczących usługi na rzecz innych firm (B2B) lub prowadzących działalność sezonową o niskim obrocie. Niemniej jednak, nawet jeśli obowiązek nie występuje, warto rozważyć wprowadzenie usług na terminalach płatniczych, ponieważ:
- coraz więcej klientów oczekuje możliwości płacenia kartą lub telefonem,
- brak terminala może skutkować utratą sprzedaży,
- firmy z terminalem postrzegane są jako bardziej profesjonalne.
Jakie są alternatywne metody przyjmowania płatności bezgotówkowych poza terminalem płatniczym?
Terminal płatniczy to najbardziej klasyczna forma przyjmowania płatności bezgotówkowych, ale nie jedyna. Przedsiębiorcy mogą korzystać również z:
- płatności mobilnych – np. poprzez aplikacje, które zamieniają telefon w terminal,
- przelewów natychmiastowych – np. systemów Pay-By-Link,
- kodów QR – pozwalających klientowi zeskanować kod i opłacić usługę z poziomu aplikacji bankowej,
- platform online – które integrują różne metody płatności na stronie internetowej firmy.
Dzięki wszechstronnej ofercie usług na terminalach płatniczych oraz alternatywnych rozwiązaniach, przedsiębiorcy mogą dobrać sposób przyjmowania płatności do swojego modelu biznesowego.
Czy terminal płatniczy musi być zintegrowany z kasą fiskalną?
W przypadku kas online – tak. Obecnie przepisy wymagają, aby terminal był zintegrowany z kasą fiskalną, co oznacza, że dane o transakcjach powinny być automatycznie przekazywane między urządzeniami. Taka integracja zmniejsza ryzyko pomyłek przy wpisywaniu kwot, usprawnia obsługę klienta, a także spełnia wymagania fiskalne.
Współczesne terminale umożliwiają integrację z wieloma popularnymi modelami kas fiskalnych, co czyni to rozwiązanie łatwym do wdrożenia nawet dla małych firm.
Jakie są konsekwencje braku terminala płatniczego w firmie?
Brak terminala płatniczego może negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy, szczególnie w kontekście rosnącego znaczenia płatności bezgotówkowych. Przedsiębiorcy, którzy nie umożliwiają klientom płacenia kartą czy telefonem, ryzykują utratę części potencjalnych transakcji, ponieważ coraz więcej konsumentów rezygnuje z noszenia przy sobie gotówki. W niektórych przypadkach, zwłaszcza gdy firma korzysta z kasy fiskalnej online, brak terminala może oznaczać również naruszenie obowiązujących przepisów prawa, co może skutkować sankcjami. Dodatkowo, brak nowoczesnych metod płatności obniża konkurencyjność przedsiębiorstwa i może wpływać negatywnie na jego wizerunek – szczególnie w oczach młodszych, bardziej zdigitalizowanych klientów. W sytuacjach zwiększonego ruchu, np. w okresie świątecznym czy podczas promocji, brak terminala może również spowolnić obsługę i powodować frustrację klientów. Wszystko to sprawia, że usługi na terminalach płatniczych stają się dziś nie tylko kwestią wygody, ale wręcz koniecznością w prowadzeniu nowoczesnego biznesu.
Czy istnieją programy wspierające przedsiębiorców w finansowaniu terminala płatniczego?
Tak – od kilku lat w Polsce działa program Polska Bezgotówkowa, w ramach którego przedsiębiorcy mogą otrzymać terminal płatniczy za darmo przez pierwszy rok (lub do określonego obrotu. Program ten wspiera przede wszystkim mikro, małych i średnich przedsiębiorców, którzy dotąd nie korzystali z terminali.
W ramach programu można skorzystać z oferty eService, gdzie zapewniamy urządzenia, instalację i wsparcie techniczne, co znacząco obniża barierę wejścia dla nowych firm.
Jakie są koszty związane z posiadaniem terminala płatniczego?
Koszty zależą od wybranego operatora, rodzaju terminala oraz modelu rozliczeniowego. Zazwyczaj obejmują:
- miesięczny abonament za dzierżawę urządzenia (zwykle około 50 zł),
- prowizję od transakcji – procent wartości każdej sprzedaży (od 0,5%),
- opłatę aktywacyjną lub instalacyjną – w niektórych przypadkach.
Warto dokładnie porównać oferty i sprawdzić, czy dana firma uczestniczy w programie Polska Bezgotówkowa, który może wyeliminować większość kosztów na start.
Czy terminal płatniczy może być używany w różnych lokalizacjach działalności gospodarczej?
Tak, większość nowoczesnych terminali płatniczych – zwłaszcza tych mobilnych – pozwala na używanie w różnych lokalizacjach, o ile posiadają połączenie z Internetem (GSM, Wi-Fi lub Bluetooth). Jest to idealne rozwiązanie dla:
- firm oferujących usługi mobilne, np. fryzjerów, masażystów, serwisantów,
- sprzedawców sezonowych i targowych,
- gastronomii eventowej, np. food trucków.