Beneficjent rzeczywisty – kim jest i dlaczego należy go zgłosić do CRBR?

W dobie zwiększonych wymogów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu poprawna identyfikacja beneficjenta rzeczywistego klienta staje się nie tylko formalnością, ale obowiązkiem regulowanym prawnie. Instytucje finansowe, w tym operatorzy płatności oraz akceptanci kart płatniczych, muszą identyfikować osoby, które faktycznie kontrolują firmę, z którą nawiązują stosunki gospodarcze. W eService dbamy, by proces ten był przejrzysty, zgodny z przepisami i jednocześnie jak najmniej uciążliwy dla klientów.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

To każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna, w tym:

a) w przypadku osoby prawnej innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego:

• osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
• osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osoba fizyczna sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji, lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości , lub
• osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

b) w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taka osoba fizyczna jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.
eService jako podmiot świadczący usługi płatnicze dla firm i instytucji publicznych jest zobowiązany do identyfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta oraz weryfikacji jego tożsamości na podstawie wiarygodnych i niezależnych źródeł – zarówno przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych, jak i w trakcie trwania relacji, jeśli zmieni się struktura właścicielska firmy lub osoby sprawujące kontrolę.

Jak odróżnić beneficjenta rzeczywistego od formalnego właściciela?

Nie każdy właściciel wpisany do KRS lub CEIDG jest beneficjentem rzeczywistym. Osoba formalnie wpisana jako wspólnik lub prezes może nie mieć realnego wpływu na działania spółki. Z kolei osoba faktycznie zarządzająca finansami, podejmująca decyzje lub posiadająca pakiet większościowy udziałów – może być uznana za beneficjenta rzeczywistego, nawet jeśli nie pełni formalnej funkcji.

Kto jest beneficjentem rzeczywistym w spółkach kapitałowych?

W przypadku spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A.) beneficjentem rzeczywistym jest najczęściej osoba lub osoby, które posiadają:

• bezpośrednio lub pośrednio więcej niż 25% udziałów,
• powyżej 25% głosów na zgromadzeniu wspólników,
• kontrolę nad podmiotem za pośrednictwem innych mechanizmów korporacyjnych.

Jeśli w spółce nie ma osoby fizycznej spełniającej te warunki, za beneficjenta rzeczywistego uznaje się osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze – zazwyczaj członków Zarządu firmy.

Jak ustala się beneficjenta rzeczywistego w spółkach osobowych?

W spółkach osobowych (np. jawnych, partnerskich, komandytowych), identyfikacja beneficjenta rzeczywistego opiera się głównie na strukturze wspólników i ich uprawnień. Jeśli wspólnicy mają równe prawa i żaden z nich nie posiada ponad 25% udziału, konieczna jest szczegółowa analiza, kto rzeczywiście podejmuje kluczowe decyzje. Taka analiza leży również w gestii instytucji, z którą współpracuje akceptant – czyli firma przyjmująca płatności kartą.
W przypadku spółek cywilnych lub działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną, beneficjent rzeczywisty klienta może być jednoznaczny z właścicielem. W strukturach bardziej złożonych konieczne jest jednak dokładne określenie, kto faktycznie zarządza środkami i podejmuje decyzje operacyjne.

Jakie kryteria procentowe decydują o statusie beneficjenta?

Udział kapitałowy lub głosów na poziomie powyżej 25% jest granicą, po której przekroczeniu osoba może być uznana za beneficjenta rzeczywistego. Należy jednak pamiętać, że kontrola może być sprawowana także pośrednio – np. poprzez spółki zależne, umowy powiernicze czy relacje rodzinne. Z tego względu w eService przykładamy dużą wagę do rzetelnej weryfikacji struktury własnościowej.

Jakie instytucje są zobowiązane do weryfikacji beneficjentów rzeczywistych?

Obowiązek identyfikacji beneficjenta mają wszystkie instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – w tym:

• banki,
• firmy pożyczkowe,
• ubezpieczyciele,
• notariusze,
• biura rachunkowe,
• a także dostawcy usług płatniczych, tacy jak eService.

Jako operator płatności i autoryzowany agent rozliczeniowy, eService musi przed rozpoczęciem świadczenia usług dla akceptanta uzyskać informacje o jego beneficjencie rzeczywistym. Ma to na celu ograniczenie ryzyk związanych z nadużyciami finansowymi.

Jakie dane beneficjenta są zgłaszane do CRBR i jak są chronione?

W ramach obowiązków ustawowych eService pozyskuje dane takie jak:

• imię i nazwisko,
• obywatelstwo,
• powiązanie z daną firmą (przyczynę, dla której dana osoba jest traktowana jako beneficjent rzeczywisty).

eService zapewnia pełną zgodność z RODO – dane są odpowiednio szyfrowane, chronione przed nieautoryzowanym dostępem i nie są przetwarzane poza celami wynikającymi z obowiązków ustawowych.

Zakres danych identyfikacyjnych obejmuje te same informacje, które zazwyczaj są wymagane przy ustalaniu, kim jest beneficjent w banku – zapewnia to spójność w całym sektorze finansowym.
 
Zarówno dla banków, jak i operatorów płatności, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego to nie tylko obowiązek prawny, ale i ważny element środków bezpieczeństwa finansowego. W eService zapewniamy naszym klientom – akceptantom – pełne wsparcie przy ustaleniu, kim jest beneficjent rzeczywisty, oraz jak zachować zgodność z przepisami. Dbałość o poprawną identyfikację beneficjenta rzeczywistego klienta pozwala zachować płynność w działaniu firmy i uniknąć przestojów związanych z dodatkowymi procedurami weryfikacyjnymi.