eService one i kasa fiskalna dla urządzeń samoobsługowych 

Cykl życia kasy fiskalnej w postaci oprogramowania jest podzielony na trzy etapy: tryb niefiskalny, tryb fiskalny i tryb „tylko odczyt”.

Cykl życia kasy fiskalnej obejmuje etapy od instalacji i konfiguracji, przez fiskalizację i korzystanie w trybie fiskalnym, aż po zakończenie użytkowania i przejście w tryb „tylko odczyt”. Każdy etap ma swoje własne zadania i funkcje, które są ważne dla prawidłowego funkcjonowania i zgodności z przepisami podatkowymi.

Tryby są wymienione w postaci chronologicznej. Przejście do kolejnego trybu uniemożliwia powrót do poprzedniego:

Tryb niefiskalny​
Ten tryb pozwala na wykonywanie operacji, które nie są związane z prowadzeniem i ewidencją sprzedaży. Tryb ten pozwala użytkownikowi na zapoznanie się z interfejsem i funkcjami aplikacji. Można w nim skonfigurować podstawowe parametry kasy, takie jak baza towarowa, jednostki miary, rabaty, stawki podatkowe czy nazwę i adres działalności. 

 Tryb fiskalny​ 
 Tryb fiskalny to podstawowy tryb pracy kasy. Rozpoczyna się od momentu zafiskalizowania kasy. Podczas procesu fiskalizacji kasie przydzielany jest numer identyfikacyjny. Kasa zostaje zarejestrowana na dane podatnika w systemie organów podatkowych. Po procesie fiskalizacji kasa jest już przygotowana do wystawiania dokumentów fiskalnych. W trybie fiskalnym kasa ewidencjonuje sprzedaż poprzez rejestrowanie każdej transakcji i generuje odpowiedni dokument fiskalny, który zawiera niezbędne informacje podatkowe. W trakcie korzystania z trybu fiskalnego użytkownik odpowiada za poprawność działania kasy, musi także zadbać o odpowiednią rejestrację transakcji sprzedaży i generowanie stosownych raportów, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Tryb 'tylko odczyt’​ 
Po zakończeniu użytkowania kasa fiskalna przechodzi w tryb 'tylko odczyt’. W tym trybie kasa nie może wystawiać nowych dokumentów fiskalnych, ale nadal można z niej korzystać w celu odczytania zarchiwizowanych danych transakcyjnych, raportów i pozostałych danych, które są związane z działalnością podatnika. Kasa pozwala również na eksport dokumentów fiskalnych i w ten sposób umożliwia spełnienie wymogów prawnych dotyczących ich przechowywania i zabezpieczenia przed uszkodzeniem bądź całkowitym zniszczeniem. Z trybu 'tylko odczyt’ nie można przejść do żadnego innego trybu.

 Tryb pracy można sprawdzić zarówno w kasie, jak i w Panelu Managera. 

• Zapewnienie kasie stałego połączenia z internetem

Kasa musi pracować w trybie online, zapewniając połączenie z serwerami Centralnego Repozytorium Kas (CRK), serwerem synchronizacji czasu NTP oraz serwerem producenta. Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.

• Fiskalizacja kasy fiskalnej

Proces fiskalizacji należy przeprowadzić samodzielnie przed rozpoczęciem sprzedaży. Przed fiskalizacją kasa znajduje się w trybie niefiskalnym, który pozwala na zapoznanie z jej funkcjonalnością.

• Wystawianie i wydawanie paragonów

Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym. Paragon możesz przekazać w postaci papierowej lub jako tzw. e-paragon po uzgodnieniu formy przekazania z nabywcą.

• Kontrola poprawności pracy kasy

Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości popraw je niezwłocznie.

• Archiwizacja danych

Wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Należy pamiętać o przechowywaniu dokumentów z kasy po zakończeniu jej pracy i przejściu w tryb ‘tylko odczyt’.

• Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Należy przechowywać dokumenty fiskalne zgodnie z ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości.

• Raport dobowy i miesięczny

Raport dobowy – należy wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie trzeba go drukować. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25-go dnia następnego miesiąca.

• Płatności przy pomocy instrumentu płatniczego

Od 1 stycznia 2022 roku należy zapewnić dostęp do płatności bezgotówkowych, przy pomocy instrumentu płatniczego. Pod tym pojęciem się np.: terminal płatniczy, konto bankowe przedsiębiorcy, wykorzystanie usługi BLIK.

• Powiadomienie właściwego organu o awarii lub utracie kasy

W przypadku awarii kasy fiskalnej związanej z błędem weryfikacji danych lub utratą kasy, należy niezwłocznie, odpowiednio w ciągu 24 godzin od awarii lub 3 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży kasy należy dołączyć potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania. Dodatkowo, w przypadku odzyskania utraconej kasy, podatnik powinien niezwłocznie powiadomić naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. 

 Tak, w czasie użytkowania kasy nie możesz usunąć danych aplikacji ani odinstalować kasy z urządzenia. Jeżeli to zrobisz, będziesz musiał zgłosić utratę kasy do właściwego Urzędu Skarbowego. 

Raport dobowy powinien być wykonywany codziennie, na zakończenie dnia pracy. W Polsce prawo wymaga, aby raport dobowy był wykonany po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Należy pamiętać o konieczności regularnego wykonywania raportów dobowych korzystając z panelu zarządzania kasą, bądź też z menu programu sprzedażowego integratora (jeśli posiada on zaimplementowaną odpowiednią funkcję).

Kasa wirtualna informuje użytkownika o konieczności wykonania raportu dobowego, wyświetlając odpowiedni komunikat w interfejsie, jednak nie blokuje sprzedaży w przypadku niewykonania takiego raportu na czas.

Raport miesięczny powinien być wykonywany po zakończeniu ostatniego dnia sprzedaży w danym okresie, najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.

Należy pamiętać o konieczności regularnego wykonywania raportów miesięcznych korzystając z panelu zarządzania kasą, bądź też z menu programu sprzedażowego integratora (jeśli posiada on zaimplementowaną odpowiednią funkcję).

Kasa wirtualna nie informuje użytkownika o konieczności wykonania raportu miesięcznego, ani też nie blokuje sprzedaży w przypadku niewykonania takiego raportu na czas.

 Powinieneś wykonać na kasie raport rozliczeniowy i zapisać dane kasy na trwałym nośniku, a także złożyć odpowiedni wniosek w swoim Urzędzie Skarbowym. W przypadku pytań skontaktuj się ze swoim Urzędem Skarbowym. 

W takiej sytuacji zgłoś się do naszego Centrum Obsługi Akceptanta (COA) - jeśli uda się przywrócić funkcjonalność urządzenia, nie musisz dodatkowo nic robić.

Jeśli COA nie pomoże podczas kontaktu - skieruje do Ciebie naszego Serwisanta. Serwisant spróbuje przywrócić funkcjonalność urządzenia. Jeśli się nie uda - wymieni Twoje urządzenie na nowe. Dostaniesz też nowy klucz do fiskalizacji kasy - w fiskalizacji może pomóc Ci nasz serwisant, jeśli będziesz tego potrzebować.

Zamknięcie starej kasy musisz zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego, wskazując odpowiednią przyczynę wyrejestrowania kasy.

W takiej sytuacji zgłoś się do naszego Centrum Obsługi Akceptanta (COA), abyśmy mogli skierować do Ciebie naszego serwisanta. Otrzymasz nowy klucz do fiskalizacji kasy - w fiskalizacji może Ci pomóc Ci nasz serwisant.

Zamknięcie starej kasy musisz zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego, wskazując odpowiednią przyczynę wyrejestrowania kasy.

Czas pracy urządzenia mobilnego, podobnie jak np. w przypadku telefonu komórkowego jest zależny od typu urządzenia, stanu baterii oraz innych aplikacji wykorzystujących energię z baterii.

Kasa wirtualna nie zwiększa w znaczący sposób zużycia baterii.

Kasa zgodnie z przepisami od momentu zafiskalizowania jest związana nierozerwalnie z urządzeniem i nie można jej przenieść na inne urządzenie.

Użytkownik może jednak w każdej chwili zakończyć pracę kasy i usunąć ją z urządzenia, a następnie zainstalować nową kasę na urządzeniu. Wówczas musi pamiętać o obowiązku zgłoszenia do zamknięcia poprzedniej kasy i fiskalizacji nowej kasy we właściwym Urzędzie.

Wystawiając paragony możesz wybrać formę drukowaną na drukarce wbudowanej w urządzenie lub zewnętrznej dołączonej do kasy przez interfejs Bluetooth.

 Możesz także przekazać klientowi paragon w formie elektronicznej (e-paragon).  

Dostęp do loginu kasy oraz opcja zmiany hasła są dostępne w Panelu Managera pod adresem manager.xpay.com.pl. Jeżeli kasa widnieje na liście kas w Panelu Managera, należy:

• odszukać ją na liście, korzystając z numeru unikatowego lub przypisanego opisu,

• wybrać przycisk „Otwórz”, a następnie przejść do zakładki „Użytkownicy” — zostanie wyświetlona lista użytkowników zdefiniowanych w kasie (zwykle znajduje się tam jeden użytkownik utworzony w trakcie fiskalizacji),

• w tym widoku sprawdzić login użytkownika oraz zmienić jego hasło.
  

Jeżeli kasa nie jest widoczna na liście w Panelu Managera, należy wcześniej dodać ją do systemu, wykorzystując kod wiążący.

Numer unikatowy kasy można znaleźć na końcu każdego z dokumentów generowanych przez kasę, w menu ‘Panel zarządzania kasą’ -> ‘Status kasy’ oraz w Panelu Managera kasy w sekcji ‘Informacje o kasie’ w zakładce ‘Ogólne’. ID kasy jest indywidualnym ciągiem 32 znaków, generowanym podczas instalacji oprogramowania. ID kasy można znaleźć w powiadomieniu XKasy na pasku powiadomień systemowych Android, w panelu dolnym menu XKasy (poniżej aktualnej daty), w przypadku kasy będącej w trybie niefiskalnym, w Panelu Managera kasy w sekcji ‘Informacje o kasie’ w zakładce ‘Ogólne’.

Aby skorzystać z serwisu, należy wejść na stronę https://manager.xpay.com.pl/ a następnie założyć konto. Rejestracja może zostać przeprowadzona poprzez zalogowanie się przy użyciu konta Google lub poprzez utworzenie nowego konta w systemie.

W tym celu należy wybrać opcję „Rejestracja”, wypełnić wymagane pola danymi i zatwierdzić formularz. Po zakończeniu procesu rejestracji na podany adres e‑mail zostanie wysłana wiadomość zawierająca link umożliwiający potwierdzenie adresu e‑mail oraz aktywację konta.

Dodanie kasy do Panelu Managera odbywa się poprzez wpisanie w Panelu Managera tzw. kodu wiążącego. Kod ten jest wyświetlany na kasie w trakcie jej pierwszego uruchamiania oraz ważny jest przez 7 dni (po tym czasie należy wygenerować nowy kod wiążący).

Jeżeli kasa nie zostanie połączona z Panelem Managera na tym etapie, istnieje możliwość wykonania tej czynności w późniejszym czasie. W takim przypadku kod wiążący można znaleźć w menu „Panel zarządzania kasą” → „Użytkownik” → „Powiąż kasę z kontem”.