Karta firmowa – mała zmiana, duże korzyści. Jak biznesowe karty płatnicze zmieniają życie przedsiębiorców?

• Karty biznesowe to jedno z kluczowych narzędzi ułatwiających zarządzanie finansami w firmach – niezależnie od ich wielkości i profilu działalności.
• Ułatwiają kontrolę wydatków, wspierają bezpieczeństwo transakcji i skracają czas rozliczeń służbowych.
• W połączeniu z cyfrowymi systemami bankowości i księgowości stają się fundamentem nowoczesnej, zautomatyzowanej obsługi finansowej.

W świecie, w którym czas i kontrola nad wydatkami liczą się bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, biznesowe karty płatnicze przestały być jedynie wygodnym rozwiązaniem ułatwiającym wygodne płacenie w czasie służbowej podróży czy podczas zakupów. Ich wszechstronność i możliwości sprawiają, że stają się jednym z ważniejszych narzędzi efektywnego zarządzania firmą – optymalizacji procesów i kosztów. Umożliwiają m.in. śledzenie transakcji w czasie rzeczywistym oraz automatyczne rozliczanie kosztów. Dzięki temu pozwalają ograniczyć biurokrację, która – zwłaszcza w dziedzinie kontroli rozliczeń i księgowości – nadal bywa bardzo absorbującą częścią działalności. W efekcie wykorzystania możliwości biznesowych kart płatniczych nawet małe firmy zyskują dostęp do ułatwień i rozwiązań, które do niedawna były domeną jedynie dużych korporacji.

Koniec z chaosem – zaliczkami i „papierologią”

Rozliczanie służbowych wydatków z użyciem gotówki, to dla wielu firm wciąż codzienność – i źródło niepotrzebnego chaosu. Poczynając od konieczności sporządzenia wniosku o wypłacenie zaliczki. Następnie, przez jej wypłatę w kasie i zazwyczaj papierowe dokumentowanie wydatków – fakturami czy paragonami. Aż po rozliczenie oraz zwrot niewykorzystanych środków do kasy. Karty biznesowe pozwalają uprościć ten proces, umożliwiając automatyzację rozliczeń – przypisując każdy wydatek do konkretnego pracownika, projektu lub działu. W praktyce oznacza to zdecydowaną redukcję operacji i towarzyszących im dokumentów, szybsze księgowanie i brak ryzyka zagubienia paragonów, a co ważniejsze – przypadkowej utraty pobranej gotówki.

– Biznesowa karta płatnicza to dziś podstawowy element nowoczesnych finansów operacyjnych praktycznie każdej firmy – mówi Marek Trąbiński, dyrektor Biura Rozwoju Produktu eService. – Daje elastyczność, bezpieczeństwo i pełną kontrolę nad przepływem środków, a przy tym pozwala ograniczyć procesy związane z obiegiem gotówki i wynikające z nich koszty. To przekłada się na realne oszczędności – czasu i pieniędzy. Jest też wygodne i produktywne.

Kontrola finansów w czasie rzeczywistym

Nowoczesne karty biznesowe, takie jak Visa Business, umożliwiają przedsiębiorcom ustalanie indywidualnych limitów dla poszczególnych kart wydawanych pracownikom, otrzymywanie powiadomień o realizowanych przez nich transakcjach czy tworzenie zestawień kosztów w czasie rzeczywistym. Dla właścicieli małych i średnich firm to ogromne ułatwienie – zamiast ręcznie rozliczać indywidualne wydatki, mają dostęp do pełnego obrazu finansów w aplikacji lub w systemie bankowości elektronicznej.
Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta też z kart przedpłaconych, zasilanych z góry określoną kwotą, przeznaczoną na wydatki służbowe. Takie rozwiązanie doskonale sprawdza się w branżach, w których pracownicy często podróżują lub realizują zakupy w terenie.

– Z badania Visa Consulting & Analytics wynika, że 3 na 4 polskich przedsiębiorców prowadzących małe i średnie firmy deklaruje, że posiada co najmniej jedną kartę biznesową.¹ Używają jej kilka razy w tygodniu, najczęściej do płacenia za wydatki firmowe, takie jak paliwo, a także parkingi, bilety autobusowe, na pociąg i samolot oraz za pobyt w hotelu.²  Pełne wykorzystanie możliwości, jakie niosą karty biznesowe, może przynieść przedsiębiorcom liczne korzyści i usprawnić zarządzanie firmą. Pozwalają one zautomatyzować pewne procesy administracyjne, uelastycznić warunki płatności i skonsolidować wydatki biznesowe, a także polepszyć rating kredytowy firmy dzięki konsekwentnemu korzystaniu i terminowym płatnościom, chroniąc przy tym przed oszustwami, szczególnie w przypadku płatności online – mówi Adam Gliński, dyrektor działu konsultingu Visa w Polsce.

Bezpieczeństwo i automatyzacja w jednym

Karty biznesowe Visa oferują zaawansowane mechanizmy ochrony, takie jak biometria, powiadomienia czy powiadomienia push, które można włączyć korzystając z funkcji dostępnych w aplikacjach bankowych i portfelach cyfrowych. Kolejną przewagą wynikającą z posiadania karty biznesowej Visa jest także możliwość skorzystania z procedury chargeback. Dzięki niej istnieje możliwość odzyskania pieniędzy wydanych podczas zakupów on-line np. w sytuacji, gdy opłacony towar lub usługa nie zostaną dostarczone, są wadliwe lub niezgodne z zamówieniem. Wówczas procedura ta umożliwia odzyskanie pieniędzy od nierzetelnego sprzedawcy za pośrednictwem banku – wydawcy karty. Możliwość zgłoszenia transakcji do procedury i wynik postępowania zależą natomiast od rodzaju transakcji, zasad banku – wydawcy i reguł programu. 

Dodatkową zaletą karty biznesowej Visa, jest możliwość wykorzystania jej do opłacania cyklicznych rachunków – za abonament telefoniczny, oprogramowanie, logistykę czy media. Integracja z systemami księgowymi pozwala na automatyczne przekazywanie danych o transakcjach, co znacząco skraca proces rozliczeń i ogranicza liczbę błędów. Zmniejsza też ryzyko, że firma niespodziewanie zostanie pozbawiona np. prądu, z powodu nieuregulowania zapomnianego rachunku.

Korzyści, które budują przewagę

Dla wielu przedsiębiorców karta biznesowa Visa to nie tylko narzędzie finansowe, ale i sposób na rozwój. Ułatwia zachowanie płynności finansowej, umożliwia reagowanie na okazje zakupowe i efektywne zarządzanie budżetem operacyjnym. Jak podkreśla Karolina, właścicielka sklepu ogrodniczego, korzystająca z karty Visa Business:
– Dzięki płatnościom kartą biznesową Visa mogę łatwiej regulować powtarzające się wydatki, a jednocześnie śledzić wszystkie opłacane transakcje w czasie rzeczywistym. To ogromne ułatwienie dla mnie i biura księgowego, które mnie obsługuje, ale to nie jedyna zaleta mająca dla mnie znaczenie. W okresach wzmożonej sprzedaży bardzo ważna jest dla mnie także możliwość skorzystania z limitu kredytowego przypisanego do karty.

Przedsiębiorcy chcący skorzystać w karty biznesowej Visa mają do wyboru dwie możliwości. Z kartą debetową Visa Business zyskują stały dostęp do wszystkich środków zgromadzonych na koncie firmowym, a wybierając kartę kredytową mają dodatkowo możliwość skorzystania z przyznanego limitu środków. Dzięki temu mogą działać elastycznie korzystając np. z okazji zakupowych bez martwienia się, że zabraknie im środków na bieżące wydatki.

Przyszłość firmowych finansów

Rosnąca popularność kart biznesowych jest odzwierciedleniem szerszego trendu w cyfryzacji finansów przedsiębiorstw. Coraz więcej firm stawia na rozwiązania łączące bezpieczeństwo, prostotę i automatyzację. Jak wskazują wnioski płynące z badania Visa Consulting & Analytics,  małe oraz średnie firmy działające w Polsce, chętnie korzystają z rozwiązań cyfrowych w bankowości czy płatnościach.³ W połączeniu z inicjatywami Fundacji Polska Bezgotówkowa, która oferuje przedsiębiorcom terminal płatniczy bez kosztów przez 12 miesięcy, karty biznesowe tworzą spójny ekosystem wspierający cyfrowy rozwój polskich firm.

W stronę inteligentnych finansów

Nowoczesne karty biznesowe takie jak Visa Business – przestają być jedynie środkiem płatniczym. To zintegrowane narzędzia zarządzania finansami, które pomagają optymalizować operacje i ograniczać biurokrację. Ich użytkowanie oznacza dla przedsiębiorców większe bezpieczeństwo prowadzenia biznesu, mniej niepotrzebnych i nieefektywnych procesów a dzięki ich ograniczeniu – więcej czasu na to, co najważniejsze – rozwój firmy, wspierany rozwiązaniami ułatwiającymi dostęp do elastycznego finansowania zakupów i inwestycji.

Więcej informacji o usługach i wsparciu dla przedsiębiorców z kartą Visa można przeczytać na: https://www.visa.pl/plac-z-visa/karty-dla-firm.html 

 
Kontakt dla mediów:

Zbigniew Drohobycki, rzecznik prasowy eService 
Tel: +48 666 824 650
zbigniew.drohobycki@globalpay.com 

*  *  *

eService jest liderem rynku akceptacji kart płatniczych i rozliczania transakcji elektronicznych w Polsce, a także największym dostawcą technologii w zakresie usług rozliczeniowych w Europie Środkowo-Wschodniej.  

Firma działa na rynku od 25 lat i oferuje przedsiębiorcom omnichannelowe rozwiązania płatnicze, zarówno dla stacjonarnych i mobilnych punktów usługowo-handlowych jak i działalności online. W ofercie ma terminale POS oraz aplikacje i bramki płatnicze dla rozwiązań e-commerce i m-commerce. Jest jedyną firmą w polskim sektorze płatności, która oferuje usługi regularnie audytowane i certyfikowane pod względem jakości i bezpieczeństwa przez TUV ISO 9001 i PCI P2PE. Firma wspiera promocję płatności bezgotówkowych w małych i średnich przedsiębiorstwach, a także w jednostkach samorządu terytorialnego i instytucjach publicznych. Jest także najczęściej wybieranym dostawcą usług w ramach programu Polska Bezgotówkowa.
www.eservice.pl 
eService należy do Global Payments Inc. (NYSE: GPN) i PKO Banku Polskiego. Global Payments z siedzibą w Atlancie w stanie Georgia, zatrudnia około 27 000 pracowników na całym świecie, jest spółką z listy Fortune 500® i członkiem S&P 500. Prowadzi działalność o światowym zasięgu obejmującym Amerykę Północną, Europę, Azję i Pacyfik oraz Amerykę Łacińską. 

Aby uzyskać więcej informacji na temat Global Payments Inc. (NYSE: GPN) odwiedź stronę www.globalpayments.com oraz obserwuj Global Payments na platformach X (@globalpayinc) – poprzednio Twitter, Linkedin oraz https://www.facebook.com/GlobalPaymentsInc.

1. Dane z raportu Visa Consulting & Analytics (VCA) „Potrzeby w zakresie bankowości małych i średnich przedsiębiorstw, grudzień 2024”, który został przygotowany na podstawie kilku różnych badań na zlecenie VCA. Badanie zostało przeprowadzone przez SW Research i wzięli w nim udział przedstawiciele 316 polskich małych i średnich firm. Badanie zostało zrealizowane w Polsce w dniach 18 września – 5 października 2023 r., w oparciu o ankietę internetową.

2. Ibidem. 

3. Ibidem.