Terminal POS – co to jest, jak działa?

Terminal POS (ang. Point of Sale – punkt handlowy) to już codzienność. Jest urządzeniem umożliwiającym dokonywanie transakcji bezgotówkowych, np. kartą płatniczą, ale również urządzeniami mobilnymi, jak smartfony czy smartwatche oraz przy wykorzystaniu BLIKa. Można z niego korzystać praktycznie w każdym sklepie czy punkcie usługowym. Odpowiadamy na pytania, czym jest, jak działa i dlaczego warto wybrać to urządzenie.

1. Czym jest terminal POS?
2. Jak działa terminal POS?
3. Rodzaje terminali POS
4. Dodatkowe funkcje na terminalach POS
5. Jakie technologie łączności wykorzystuje terminal POS?
6. Dlaczego warto posiadać terminal POS?

7. Czy i kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania terminala?

8. Jakie są koszty użytkowania terminala POS?

9. Czy można otrzymać terminal POS za darmo?

Czym jest terminal POS?

Na wstępie warto wiedzieć, czym jest terminal POS. To podstawowe i znane większości urządzenie o różnych wymiarach, służące do przyjęcia płatności bezgotówkowej. Historycznie wyposażone w klawiaturę fizyczną do wpisywania PINu a coraz częściej  b w duży dotykowy ekran z klawiaturą wirtualną. Bardzo często drukuje potwierdzenie do płatności i służy do informowania klienta na bieżąco o postępach procesowania transakcji.

W dzisiejszych czasach spotykany już prawie na każdym kroku, nawet w miejscach gdzie kiedyś wisiały kartki “płatności tylko od kwoty X”. Dzięki niemu można dokonać zakupu za pomocą większości kart płatniczych oraz urządzeń mobilnych (telefonów lub smartwatchów). To rozwiązanie, które przyspiesza obsługę klienta i jest nieodzownym i podstawowym narzędziem do obsługi dzisiejszego biznesu.

Jak działa terminal POS?

Terminale POS są bardzo popularne i wygodne. Ich używanie jest proste – poniżej przedstawiamy krótką instrukcję.

• Przedsiębiorca aktywuje urządzenie wpisując kwotę do przyjęcia płatności lub wywołuje transakcję z systemu sprzedażowego,
• Klient przykłada do terminala instrument płatniczy taki jak karta lub urządzenie mobilne (telefon lub smartwatch).
• Terminal POS odpytuje za pomocą centrum autoryzacyjnego, przez organizacje płatnicze (np. Visa lub Mastercard) wydawcę karty o saldo środków na koncie jej użytkownika,.
• Cały ekosystem przekazuje do urządzenia informację zwrotną  - to wszystko dzieje się w kilka milisekund!
• Jeśli klient ma środki, następuje autoryzacja danej transakcji. Jeśli klient nie ma środków, terminal POS informuje o tym kasjera i kupującego.
• Po autoryzacji transakcji kwota jest pobierana z konta klienta i przekierowywana na konto sprzedawcy w punkcie handlowym lub usługowym zazwyczaj już w ciągu 1-2 dni roboczych.

Rodzaje terminali POS

Na przestrzeni ostatnich lat świat terminali płatniczych rozwijał się w podobnym kierunku co telefony komórkowe, tyle że troszkę wolniej. Kiedyś terminale POS kojarzone były z dużym urządzeniem posiadającym fizyczną klawiaturę, mały monochromatyczny wyświetlacz oraz szereg podłączonych kabli. Dziś terminale POS to najczęściej zgrabne i eleganckie urządzenia z bardzo dużym dotykowym ekranem bazujące na systemie Android. Panujące trendy nie zmieniły jednak podziału urządzeń na rodzaje które są wypadkową potrzeb i charakterystyki prowadzonych przez przedsiębiorców działalności. I tak rozróżniamy kilka podstawowych typów terminali POS:

1. Terminal przenośny czyli urządzenie które charakteryzuje się tym że do zasilania wykorzystuje baterię. Urządzenie sprawdzi się u większości przedsiębiorców ponieważ nie zajmuje dużo miejsca i można się z nim łatwo przemieszczać. Takie urządzenie jest sprzętem uniwersalnym ponieważ zapewnia wszystkie dostępne rodzaje łączności tj, możliwość użycia karty SIM w technologii 4G, WiFi a nawet podłączenie kablem Ethernetowym przez dodatkową stację bazową służącą jednocześnie do ładowania. Wśród terminali przenośnych można wyróżnić dwie specyficzne konfiguracje tj terminal POS bez drukarki często określany mianem terminala mobilnego oraz terminal POS z systemem operacyjnym Android który określany jest terminalem SmartPOS ponieważ daje więcej możliwości multimedialnych.
2. Terminal stacjonarny urządzenie bardzo zbliżone funkcjonalnie do terminali przenośnych z tą różnicą że nie ma baterii i musi mieć stały dostęp do przewodowego zasilania elektrycznego. Dodatkowo taki terminal bardzo często występuje w konfiguracji z podłączonym PIN Padem który służy do odczytu instrumentu płatniczego oraz autentykacji np wprowadzenie PINu. Niewątpliwą zaletą takiego zestawu jest możliwość wystawienia PIN Pad bliżej klienta np gdy w punkcie jest okienko albo wysoka lada.
3. PIN Pad lub PIN Pad programowalny jest to urządzenie które musi pracować w integracji z systemem zewnętrznym aby zapewnić wydruk, sam terminal nie ma wbudowanej drukarki. Tego typu rozwiązania najczęściej wykorzystuje się w punktach stacjonarnych gdzie realizowanych jest dość dużo transakcji ponieważ integracja wspiera szybkość obsługi kolejnych klientów i jednocześnie pomaga zminimalizować liczbę błędów mogących powstać przy manualnej obsłudze procesu płatności.
4. Terminale samoobsługowe są to urządzenia dedykowane do pracy bez nadzoru sprzedawcy/kasjera oraz mogą pracować zarówno w pomieszczeniach zamkniętych jak i na zewnątrz budynków. Tego typu terminale zawsze umieszczane są w zewnętrznej maszynie dopiero z którą tworzą pełne rozwiązanie. Ten obszar rozwija się coraz prężniej, a co za tym idzie takie terminale można spotkać w wielu miejscach np. maszyny vendingowe, parkometry, biletomaty, myjnie samochodowe, stacje ładowania samochodów elektrycznych, samoobsługowe stacje benzynowe oraz wiele innych.
5. Terminal aplikacyjny - jest to terminal POS w postaci aplikacji zainstalowanej na urządzeniu przedsiębiorcy np smartphone, tablet. Warunkiem jaki musi spełnić urządzenie aby można zainstalować terminal POS w postaci aplikacji jest odpowiednio wysoka wersja oprogramowania (Android lub iOS) oraz obecność  czytnika NFC.

Dodatkowe funkcje na terminalach POS

Terminale POS mogą sprawić, że w danym punkcie handlowym zwiększy się poziom zadowolenia klientów, którzy będą mogli korzystać z nowoczesnych metod płatności, ale także zyskają dostęp do dodatkowych funkcji.  To z kolei bezpośrednio wpływa na zyski dla biznesu.

Terminal POS jest urządzeniem, które może generować kody do doładowania telefonu komórkowego. Ma również funkcję cashback, dzięki czemu klienci będą mogli wypłacać pieniądze w gotówce przy okazji zakupów dokonywanych kartą - to korzyść nie tylko dla konsumenta, który coraz rzadziej może spotkać bankomat na mieście, ale również doskonała forma optymalizacji zarządzania gotówką przez przedsiębiorcę.

Jeśli natomiast w danym sklepie czy punkcie często pojawiają się cudzoziemcy, warto zwrócić uwagę na funkcję DCC (ang. Dynamic Currency Conversion). Dzięki niej możliwe jest przeliczanie kwoty zakupu w złotówkach na walutę, w której została wydana karta  na etapie płatności.

Co ciekawe, terminale POS mogą również przyjmować opłaty za rachunki, co sprawdza się, szczególnie jeśli z danego punktu często korzystają osoby starsze, które preferują tę metodę ich opłacania, a nie znają się one na płatnościach internetowych.

Jakie technologie łączności wykorzystuje terminal POS?

Terminale poprzedniej generacji (wciąż obecne jeszcze na rynku) bardzo często były skonstruowane w taki sposób że zapewniały tylko jeden interfejs komunikacyjny tj. łączność za pomocą transmisji danych przez kartę SIM lub przewodowe podłączenie do Internetu lub bezprzewodowe podłączenie do Internetu (WiFi). Aktualnie produkowane przenośne i stacjonarne terminale POS bazują najczęściej na systemie Android i zapewniają wszystkie powyżej wskazane możliwości w jednym urządzeniu. Podobnie jest z terminalem POS aplikacyjnym który korzysta z łączności zapewnianej przez urządzenie przedsiębiorcy - najczęściej będzie to WiFi lub transmisja danych za pośrednictwem karty SIM. 

Troszkę inaczej sytuacja wygląda z terminalami samoobsługowymi oraz PIN Padami programowalnymi, które są dedykowane do konkretnych zastosowań oraz współpracy z dodatkowymi urządzeniami tworząc dopiero w całości kompletne rozwiązanie. W przypadku tych urządzeń występują wersje, które mają dostępny tylko jeden interfejs komunikacyjny.

Dlaczego warto posiadać terminal POS?

Gdy już dokładnie wiesz, czym jest terminal POS, możemy przejść do omówienia głównych zalet tego typu urządzeń.

• Terminale POS są przede wszystkim bezpieczne. Zapewnia to zgodność urządzenia ze wszystkimi standardami bezpieczeństwa oraz kodowanie danych transakcji protokołem SSL/TLS.
• Terminale POS są wygodne dla kasjerów i łatwe w obsłudze, a klienci są rozliczani szybko i w prosty sposób.
• Mają przyjazny w obsłudze i klarowny interfejs.
• Pomagają oszczędzać zarówno czas jak i koszty ze względu na to, że gotówka zamiast lądować w kasie od razu trafia na konto,
• Terminale POS zmieniają wizerunek Twojego biznesu na nowoczesny. Możliwość przeprowadzania transakcji bezgotówkowych to już codzienność, większość klientów nie wyobraża sobie sytuacji, kiedy nie może zapłacić kartą czy urządzeniem mobilnym.

Czy i kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania terminala?

Aktualne przepisy nie nakładają obowiązku posiadania terminala płatniczego POS – przedsiębiorca nie musi go posiadać, o ile nie chce realizować płatności bezgotówkowych. Jednak od 2022 roku zgodnie z Polskim Ładem, obsługa klientów indywidualnych ze sprzedażą fiskalną wymaga udostępnienia co najmniej jednego instrumentu płatności bezgotówkowej – co praktycznie czyni terminal POS zalecanym rozwiązaniem.

Jakie są koszty użytkowania terminala POS?

Koszt abonamentu to średnio 29,90 zł niezależnie od rodzaju terminala. Prowizje od transakcji POS obejmują opłatę interchange, marżę agenta oraz opłatę systemową.

Czy można otrzymać terminal POS za darmo?

Jest to możliwe dzięki programowi Polska Bezgotówkowa. Przedsiębiorca, który dopiero rozpoczyna swoją karierę lub przyjmowanie płatności, może skorzystać ze 100% dofinansowania do wszelkich opłat związanych z posiadaniem urządzenia. Oznacza to, że abonament i prowizja do wartości transakcji równej 100 000 zł wynosi 0 zł.
 
eService oferuje nowoczesne urządzenia POS – zarówno stacjonarne terminale POS, jak i mobilne rozwiązania – z prostą instalacją i wsparciem technicznym. Dzięki eService możesz korzystać z terminala płatniczego POS w ramach Programu Polska Bezgotówkowa – często bez opłat przez cały pierwszy rok. Zapewniamy również bezpieczne szyfrowanie transakcji, zgodność z normami PCI DSS i obsługę płatności zbliżeniowych oraz BLIK. Jeśli chcesz zautomatyzować swoje operacje i przyciągnąć klientów spragnionych nowoczesnej obsługi, terminal płatniczy POS od eService to rozwiązanie stworzone dla Ciebie.

FAQ

1. Co to jest terminal POS i do czego służy?

Terminal POS to urządzenie umożliwiające przyjmowanie płatności bezgotówkowych – kartą, telefonem, smartwatchem czy BLIKiem. Najczęściej spotykany jest przy kasach w sklepach i punktach usługowych.

2. Jak działa terminal POS?

Po wprowadzeniu kwoty transakcji klient przykłada kartę lub urządzenie mobilne. Terminal łączy się z centrum autoryzacyjnym aby odpytać wydawcę karty o saldo środków na koncie. Cały ekosystem przekazuje do urządzenia informację zwrotną. Jeśli środki są na koncie następuje autoryzacja transakcji. Po autoryzacji transakcji kwota pobierana jest z konta klienta na konto sprzedawcy.

3. Jakie są rodzaje terminali POS?

Dostępnych jest kilka typów urządzeń, zależnie od rodzaju prowadzonej działalności i potrzeb przedsiębiorcy można wybierać spośród terminali przenośnych (urządzenia bezprzewodowe), stacjonarnych (urządzenia tradycyjne, przewodowe), PIN Padów programowalnych dedykowanych do integracji z zewnętrznymi systemami, terminali samoobsługowych czy terminali POS w postaci oprogramowania.

4. Jakie funkcje dodatkowe oferują terminale POS?

M.in. cashback (wypłata gotówki), doładowania telefonów, płatność rachunków, obsługa waluty karty (DCC), preautoryzacja, obsługa kart flotowych i podarunkowych, napiwki, możliwość integracji z systemami sprzedażowymi/kasami fiskalnymi oraz wiele innych. Wszystko dla wygody klientów i wzrostu sprzedaży.

5. Czy terminal POS można dostać za darmo?

Tak – w ramach programu Polska Bezgotówkowa nowi przedsiębiorcy mogą otrzymać terminal bez opłat przez 12 miesięcy i do 100 000 zł obrotu. eService pomaga we wdrożeniu i oferuje pełne wsparcie techniczne.