Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system do zarządzania fakturami, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Na platformie KSeF faktury będą obowiązkowo wystawiane, przesyłane, przechowywane oraz pobierane przez ich odbiorców. KSeF ma ułatwić wymianę faktur pomiędzy przedsiębiorcami, a także umożliwić Ministerstwu Finansów kontrolę nad wystawionymi fakturami, w celu poprawy ściągalności podatków oraz wykrywania przestępstw podatkowych.

System KSeF jest obligatoryjny dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek, grup VAT czy jednostek samorządu terytorialnego, a także dla podmiotów wskazanych przez tych podatników, jak na przykład biura rachunkowe. Systemu KSeF mogą także używać osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu.

Chcielibyśmy, aby cały proces zmiany dystrybucji faktur przebiegł dla naszych klientów jak najsprawniej. Dlatego przygotowaliśmy kompleksowe rozwiązania w systemach eService ułatwiające Państwu pobranie faktur.

Od 1 lutego 2026 wszystkie faktury eService będą publikowane i dostępne dla Państwa w systemie KSeF. Każda faktura będzie sformatowana jako plik XML według schematu FA(3) wskazanego przez Ministerstwo Finansów.

Oprócz systemu KSeF, eService będzie dystrybuował faktury we wszystkich możliwych formatach na swojej platformie Portal Klienta, co będzie także wygodnym rozwiązaniem w czasie niedostępności lub ewentualnej awarii KSeF.

Z Portalu Klienta eService będzie można pobrać:

1. faktury w formacje KSeF (XML), do wykorzystania np. w przypadku awarii systemu KSeF;
2. kody QR do wyświetlenia i weryfikacji faktur KSeF;
3. wizualizacje faktur w formacie pdf.

Od 1 lutego 2026 przedsiębiorcy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku muszą wystawiać faktury przez KSeF.
Od tej daty wszystkie firmy (bez względu na wielkość obrotu w 2024 roku) muszą pobierać faktury z platformy KSeF.

Od 1 kwietnia 2026 obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje także przedsiębiorców ze sprzedażą poniżej 200 mln zł w 2024.

Od 1 stycznia 2027 obowiązkowe staje się umieszczanie w tytułach płatności (zarówno przelewów jak i poleceń zapłaty) numeru KSeF opłacanych faktur.

Do KSeF można zalogować się bez dodatkowych danych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub składając formularz ZAW-FA upoważniający do korzystania z tego systemu.

Z systemu KSeF można korzystać przy użyciu:
a) programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API);
b) bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.:
- Aplikacji Podatnika KSeF dostępnej online, która umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO;
- Aplikacji Mobilnej KSeF zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury.

Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich — bez zgłoszeń w US. W przypadku braku pieczęci firma składa formularz ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Ta osoba może później nadawać kolejne uprawnienia, już elektronicznie w KSeF.

W celu zalogowania się do systemu KSeF można użyć pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, danych do logowania w aplikacji mobilnej lub e-mikrofimy.

To zależy od sposobu w jaki logujesz się do systemu KSeF, ponieważ każdy sposób logowania ma swój własny sposób odzyskiwania dostępu hasła. Na przykład jeżeli logujesz się za pomocą profilu zaufanego i bankowości elektronicznej - należy skontaktować się ze swoim bankiem. Jeżeli zginęła pieczęć elektroniczna lub utracono do niej PIN - należy skontaktować się z dostawcą tej pieczęci.

Pierwotny dostęp jest przypisany do firmy, ale logując się na firmę można nadać uprawnienie osobom, na przykład pracownikom tej firmy.

Tak, można nadal dostęp do KSeF innym pracownikom firmy.

Praktycznie wszystkie polskie programy księgowe są lub będą zintegrowane z KSeF. Prosimy o sprawdzenie, czy Państwa system księgowy ma już taką funkcjonalność. W przypadku, kiedy jeszcze nie ma odpowiedniej integracji, prosimy skontaktować się z jego dostawcą. Jeżeli posiadacie Państwo inny, np. zagraniczny program księgowy mogą być niezbędne dodatkowe prace, specyfikacja techniczna znajduje się na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/ w zakładce “Integratorzy IT”.

KSeF będzie głównym kanałem dystrybucji faktur oraz będzie je przechowywał przez okres 10 lat – nie będzie potrzeby ani prawnej możliwości generowania duplikatów faktur.
W przypadkach awarii KSeF (w szczególności w przypadku awarii całkowitej) może zajść konieczność wystawienia duplikatów faktur, dlatego też funkcjonalność ta pozostaje w systemach eService. W takim przypadku proces generowania duplikatu faktury będzie taki sam jak przed wprowadzeniem KSeF.

W eService nie przewidujemy znaczących różnic w stosunku do sytuacji sprzed KSeF. Faktury będą dostępne w KSeF wkrótce po tym, gdy je tam wystawimy. Nie powinny wystąpić żadne opóźnienia w stosunku do sytuacji sprzed wprowadzenia KSeF.

W pierwszych miesiącach po wystawieniu KSeF nie planujemy dodatkowych powiadomień. Jeżeli pojawi się taka potrzeba wśród naszych klientów będziemy na nią na bieżąco odpowiadać.

Jest to prosta aplikacja on-line udostępniona przez Ministerstwo Finansów, która pozwala na odbieranie oraz wystawiania faktur KSeF. Z aplikacji mogą skorzystać klienci w przypadku, gdyby ich program księgowy nie został odpowiednio przystosowany. Więcej informacji znajdziesz na: https://ksef.podatki.gov.pl/. Dodatkowo od 1 lutego 2026 będzie dostępna Aplikacja Mobilna KSeF.