Jakie obowiązki musi spełnić użytkownik kasy rejestrującej w postaci oprogramowania?

• Zapewnienie kasie stałego połączenia z internetem

Kasa musi pracować w trybie online, zapewniając połączenie z serwerami Centralnego Repozytorium Kas (CRK), serwerem synchronizacji czasu NTP oraz serwerem producenta. Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.

• Fiskalizacja kasy fiskalnej

Proces fiskalizacji należy przeprowadzić samodzielnie przed rozpoczęciem sprzedaży. Przed fiskalizacją kasa znajduje się w trybie niefiskalnym, który pozwala na zapoznanie z jej funkcjonalnością.

• Wystawianie i wydawanie paragonów

Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym. Paragon możesz przekazać w postaci papierowej lub jako tzw. e-paragon po uzgodnieniu formy przekazania z nabywcą.

• Kontrola poprawności pracy kasy

Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości popraw je niezwłocznie.

• Archiwizacja danych

Wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Należy pamiętać o przechowywaniu dokumentów z kasy po zakończeniu jej pracy i przejściu w tryb ‘tylko odczyt’.

• Przechowywanie dokumentów fiskalnych

Należy przechowywać dokumenty fiskalne zgodnie z ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości.

• Raport dobowy i miesięczny

Raport dobowy – należy wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie trzeba go drukować. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25-go dnia następnego miesiąca.

• Płatności przy pomocy instrumentu płatniczego

Od 1 stycznia 2022 roku należy zapewnić dostęp do płatności bezgotówkowych, przy pomocy instrumentu płatniczego. Pod tym pojęciem się np.: terminal płatniczy, konto bankowe przedsiębiorcy, wykorzystanie usługi BLIK.

• Powiadomienie właściwego organu o awarii lub utracie kasy

W przypadku awarii kasy fiskalnej związanej z błędem weryfikacji danych lub utratą kasy, należy niezwłocznie, odpowiednio w ciągu 24 godzin od awarii lub 3 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży kasy należy dołączyć potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania. Dodatkowo, w przypadku odzyskania utraconej kasy, podatnik powinien niezwłocznie powiadomić naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego.