Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co potrzebujesz wiedzieć?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to istotna zmiana dla przedsiębiorców i osób prowadzących jednoosobową działalność, choć Ministerstwo Finansów podkreśla, że ustanowione modyfikacje z pewnością przełożą się na wygodniejsze i szybsze rozliczenia VAT. KSeF to obligatoryjne rozwiązanie, dlatego warto zdawać sobie sprawę jak działa, by uniknąć błędów, a co za tym idzie – zoptymalizować przeprowadzane procesy księgowe. Co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? 

1. Czym jest Krajowy System e-Faktur?
2. KSeF – od kiedy obowiązkowy i dla kogo? Wyjaśniamy zasady
3. KSeF odroczenie – stanowisko Ministerstwa Finansów i najnowsze komunikaty
4. KSeF – od kiedy obowiązkowy dla podmiotów gospodarczych o niewielkiej działalności?
5. KSeF – od kiedy? Aktualne terminy, zmiany KSeF i przesunięcie terminu dla podmiotów zagranicznych
6. KSeF – jak działa elektroniczny obieg dokumentów i czym jest e-Faktura?
7. Program do faktury KSeF – jak wybrać narzędzie zgodne z systemem?
8. KSeF pytania i odpowiedzi – najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

W najprostszym ujęciu KSeF to rządowy system stworzony w celu wystawiania, przesyłania, odbierania, archiwizowania faktur ustrukturyzowanych (elektronicznych). Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wdrożenie takiego rozwiązania, by uszczelnić państwową strukturę fiskalną, przyspieszyć i ustandaryzować obieg dokumentów oraz zautomatyzować procesy księgowe przedsiębiorstw/podmiotów gospodarczych. Każda e-faktura wystawiona przez KSeF będzie miała format pliku XML, a po przesłaniu do systemu zostanie jej nadany unikalny kod identyfikacyjny. 

KSeF – od kiedy obowiązkowy i dla kogo? Wyjaśniamy zasady

Zgodnie z Ustawą KSeF ma obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, kiedy to wszyscy przedsiębiorcy muszą zacząć pobierać faktury z KSeF.  Od tej daty również obowiązkowe będzie wystawianie faktur przez przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. 1 kwietnia 2026 roku obowiązkiem wystawiania zostaną objęte pozostałe firmy. W styczniu 2027 roku obowiązkowe będzie również umieszczanie numeru KSeF w tytułach płatności za faktury . 

KSeF odroczenie – stanowisko Ministerstwa Finansów i najnowsze komunikaty

W początkowych planach e-fakturowanie miało zostać wdrożone już w lipcu 2024, jednak zdecydowano się na przesunięcie terminu wdrożenia KSeF na rok 2026. Legislacyjnie – najpierw nowelizacja Ustawy z 15 maja 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852)¹ przesunęła wcześniejszą datę wdrożenia KSeF na 1 lutego 2026 r. .kolejny akt z 20 siepnia 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1203)² uszczegółowił harmonogram, oraz rozdzielił daty obowiązywania elektronicznego fakturowania dla dużych przedsiębiorców oraz mniejszych firm, wprowadził także  modyfikacje  aspektów  technicznych i operacyjnych KSeF. Ustawa sierpniowa z 2025 roku określana jest często jako Ustawa KSeF 2.0. Należy zaznaczyć, że e-faktura będzie wymagana od dużych przedsiębiorstw, małych firm i podmiotów prowadzących jednoosobową działalność.

KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy dla podmiotów gospodarczych o niewielkiej działalności?

Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie pewnych udogodnień dla małych firm. Zgodnie z obowiązującą ustawą podmiotom gospodarczym, których miesięczny przychód nie przekracza 10 000 złotych brutto/miesiąc, przysługuje prawo odroczenia KSeF do 1 stycznia 2027, o ile wcześniej nie przekroczą progu 10 000 zł miesięcznie. Szczegółowe kryteria dostępne są w materiałach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. 

KSeF – od kiedy? Aktualne terminy, zmiany KSeF i przesunięcie terminu dla podmiotów zagranicznych

W odniesieniu do pytania: „dla kogo KSeF jest obowiązkowy? warto poruszyć kwestie związane z zagranicznymi podmiotami prowadzącymi działalność na terenie Polski. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami takie firmy również będą należeć do Krajowego Systemu e-Faktur. Dotyczy to przedsiębiorstw, dla których Polska jest stałym miejscem opodatkowania VAT prowadzonej działalności gospodarczej (Fixed establishment, FE).

Od kiedy KSeF obowiązkowy dla zagranicznych firm? Harmonogram wygląda dokładnie tak samo jak w przypadku polskich podmiotów:

• 1 luty 2026 rok – obrót powyżej 200 mln złotych za 2024 rok;
• 1 kwietnia 2026 rok – pozostałe firmy.

Czy możliwe jest przesunięcie terminu KSeF? Ministerstwo Finansów nie wydało żadnego oświadczenia na ten temat. Co więcej, możliwość przesunięcia terminu dla podmiotów zagranicznych jest mało prawdopodobna.

KSeF – jak działa elektroniczny obieg dokumentów i czym jest e-Faktura?

Każdego miesiąca eService wystawia setki tysięcy faktur i dokonuje korekt faktur dla klientów (Akceptantów), którzy korzystają z oferowanych przez nas usług – stacjonarnych i mobilnych terminali płatniczych, eService tom, systemu BLIK, portfeli elektronicznych, doładowań, czy też elastycznego finansowania. W związku ze zmianami wprowadzonymi przez Ministerstwo Finansów wszystkie dokumenty będą weryfikowane przez KSeF, dlatego zdecydowaliśmy się na modyfikację dotychczasowych rozwiązań. Chcemy, by nasi Akceptanci mogli wystawiać e-faktury zgodnie z obowiązującymi od 2026 roku przepisami.

Najważniejsze zmiany systemu księgowego eService:

• generowanie e-faktury zgodnie ze strukturą KSeF [Fa(3)] (format XML),
• wczytywanie informacji zwrotnych z Krajowego Systemu e-Faktur w postaci Urzędowego Potwierdzenia Odbioru dla wysłanych faktur.

Modyfikacja dotyczy również kanału wystawiania e-faktur oraz ich wizualizacji:

• portalu merchanta;
• drukarni;
• wysyłania faktur za pośrednictwem e-maila.

Zmiany te mają na celu umożliwienie dystrybuowania faktur KSeF w przypadku niedostępności lub awarii Krajowego Systemu e-Faktur.

Szczegółowe modyfikacje:

• dodanie kodu QR do wizualizacji faktury VAT (wydrukowanej/PDF);
• dystrybucja e-faktur w obowiązującym formacie KSeF wraz z kodami QR.

Program do faktury KSeF – jak wybrać narzędzie zgodne z systemem?

eService będzie wystawiał w KSeF e-faktury  zgodnie z oficjalnym wzorem ustanowionym przez Ministerstwo Finansów. Wszystkie dokumenty będą automatycznie wysyłane do KSeF i mogą być pobierane z serwera, bez konieczności ręcznej obsługi. 

Przewiduje się, że większość programów księgowych dostępów na rynku dla małych i średnich przedsiębiorstw będzie wspierać automatyczne pobieranie faktur z KSeF. Dodatkowe prace informatyczne mogą być niezbędne gdy firma korzysta z oprogramowania zagranicznego, rozwiązania własnego lub przygotowanego specjalnie dla niej (tzw. “szytego na miarę”).  

W przypadku niedostępności lub awarii KSeF dystrybucja faktur (wraz z wizualizacją i kodami QR) będzie się odbywać poprzez dotychczasowe kanały, co umożliwi weryfikację i pobranie dokumentów do systemów księgowych odbiorców. Kiedy KSeF zostanie ponownie uruchomiony, platforma eService dośle wszystkie faktury VAT do KSeF. 

Ministerstwo Finansów stworzyło również prosty program do faktur KSeF – Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Nasi klienci, mogą sprawdzić, jak działa to narzędzie w wersji testowej oraz demo udostępnionych na https://ksef.podatki.gov.pl/  (zakładka Bezpłatne narzędzia KSeF 2.0). 

KSeF pytania i odpowiedzi – najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców

Jest wiele problematycznych kwestii związanych z systemem, dlatego najważniejsze pytania i odpowiedzi KSeF dostępne są na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/. 

W przypadku wszelkich wątpliwości eksperci eService służą profesjonalnym wsparciem w odbiorze naszych faktur poprzez KSeF. 

Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem:
tel.: +48 22 533 22 22
e-mail: coa@eservice.com.pl 

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Choć jego wdrożenie może początkowo wydawać się skomplikowane, odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć problemów i sprawnie dostosować procesy księgowe do nowych wymogów. Jeśli masz wątpliwości dotyczące działania KSeF, terminów, obowiązków lub kwestii technicznych, zajrzyj do FAQ, gdzie zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i praktyczne wyjaśnienia.

FAQ

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

To rządowy system do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur elektronicznych w jednolitym formacie XML. Umożliwia automatyczną weryfikację dokumentów oraz szybszy obieg danych między przedsiębiorcami i administracją skarbową.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo dotyczy?

Obowiązek zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. W styczniu 2027 r. dojdzie obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytułach płatności.

Czy małe firmy mają dłuższy czas na wdrożenie?

Tak. Podmioty z przychodami poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie mogą korzystać z odroczenia do 1 stycznia 2027 r. To ma ułatwić przygotowanie do nowych przepisów i systemu.

Jak wygląda proces weryfikacji e-faktury w KSeF?

Każda faktura trafia najpierw do systemu, gdzie jest sprawdzana pod kątem poprawności. Po akceptacji otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a dopiero potem staje się dostępna dla odbiorcy.

Dlaczego daty na fakturach w KSeF są tak istotne?

Data wystawienia faktury determinuje okres rozliczenia VAT, natomiast data wpływu odnosi się do jej zapisu w systemie i identyfikacji. Data otrzymania informuje, kiedy odbiorca zyskał dostęp do dokumentu – to ważne dla rozliczeń kosztów i odliczenia podatku.

2. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025, poz. 1203, https://www.infor.pl/akt-prawny/DZU.2025.244.0001203%2Custawa-o-zmianie-ustawy-o-podatku-od-towarow-i-uslug-oraz-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-podatku-od-towarow-i-uslug-oraz-niektorych-innych-ustaw.html