Wydanie zewnętrzne (WZ) to podstawowy dokument magazynowy potwierdzający, że określony towar opuścił magazyn przedsiębiorstwa. Jego głównym zadaniem jest aktualizacja stanów magazynowych oraz udokumentowanie faktu wydania dóbr klientowi. Choć nie jest to dokument księgowy, stanowi niezbędne ogniwo w łańcuchu dostaw, poprzedzające zazwyczaj wystawienie faktury sprzedaży. Poniżej wyjaśniamy, jak poprawnie stosować ten dokument w praktyce.
Prawidłowo sporządzone wydanie zewnętrzne pozwala na bieżącą kontrolę zapasów. Dzięki niemu przedsiębiorca wie, co fizycznie znajduje się w magazynie, a co zostało już wydane, co jest bardzo ważne dla zachowania płynności sprzedaży.
Każdy dokument WZ, aby spełniał swoją funkcję dowodową, musi zawierać określone dane. Choć nie ma jednego ustawowego wzoru, dokładny opis transakcji jest niezbędny do uniknięcia pomyłek. Dokument ten służy nie tylko magazynierom, ale jest też podstawą do ewentualnych reklamacji ilościowych.
Najważniejsze elementy, które powinien zawierać dokument WZ:
numer kolejny dokumentu i data wystawienia,
dane wystawcy oraz odbiorcy towaru,
nazwa, symbol lub kod towaru,
ilość wydanego towaru i jednostka miary,
określony czas na zgłaszanie nieprawidłowości
podpisy osoby wydającej i odbierającej
Taki dokument jest sygnałem dla działu księgowości, że transakcja została zrealizowana fizycznie i można przystąpić do dalszych rozliczeń.
Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy WZ jest dokumentem z VAT. Należy pamiętać, że WZ to dokument operacyjny (ilościowy), a nie finansowy. Nie nalicza się na nim podatku z VAT do zapłaty – ta rola przypada fakturze. WZ jest jednak ściśle powiązane z fakturowaniem, gdyż potwierdza zdarzenie gospodarcze, które rodzi obowiązek podatkowy. Często na podstawie jednej lub kilku „wuzetek” wystawia się na koniec miesiąca jedną fakturę zbiorczą.
Obecnie standardem stają się systemy generujące WZ online. Pozwalają one na pełną automatyzację – zdjęcie towaru ze stanu następuje w momencie zatwierdzenia zamówienia. Taka elektroniczna wuzetka eliminuje błędy, a druk dokumentu odbywa się tylko wtedy, gdy jest to fizycznie potrzebne dla kierowcy lub klienta. Generowanie dokumentów online to oszczędność czasu i papieru.
Sprawny obieg dokumentów magazynowych warto połączyć z nowoczesnym systemem płatności. Tutaj z pomocą przychodzi eService – lider w obsłudze transakcji bezgotówkowych. Oferowane przez nas terminale płatnicze oraz bramki płatnicze dla e-commerce doskonale uzupełniają proces sprzedaży.
Gdy klient odbiera towar na podstawie WZ, może od razu wygodnie zapłacić kartą lub telefonem, a przedsiębiorca ma pewność, że środki szybko trafią na jego konto. Korzystanie z usług eService to nie tylko bezpieczeństwo transakcji, ale też wizerunek nowoczesnej firmy, która dba o komfort swoich kontrahentów.
Wydanie zewnętrzne (WZ) to kluczowy dokument w obrocie towarowym, potwierdzający fizyczne wydanie dóbr z magazynu. Choć potoczna wuzetka nie jest fakturą z VAT, stanowi podstawę do jej wystawienia i jest niezbędna do rzetelnego prowadzenia gospodarki magazynowej. Niezależnie od tego, czy używasz tradycyjnych metod jak papierowy druk, arkusz Excel, czy nowoczesnych systemów online, dbałość o poprawność tego dokumentu chroni interesy Twojej firmy.
Czym różni się WZ od faktury VAT?
Dokument WZ potwierdza jedynie ruch magazynowy (ilościowe wydanie towaru) i nie generuje obowiązku podatkowego. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, potwierdzającym sprzedaż, ustalającym jej wartość i naliczającym podatek należny.
Czy wystawienie WZ jest obowiązkowe?
Tak, jeśli firma prowadzi ewidencję magazynową, każde wydanie towaru na zewnątrz musi być udokumentowane. Pozwala to na bieżącą kontrolę stanów magazynowych i jest podstawą do późniejszych rozliczeń z kontrahentami.
Czy na dokumencie WZ muszą być ceny?
Nie jest to obowiązkowe, ponieważ WZ jest dokumentem ilościowym, a nie wartościowym. W praktyce jednak często umieszcza się na nim ceny netto lub wartość towaru, aby odbiorca miał pełną informację o dostawie.
Jak długo ważna jest „wuzetka”?
Dokument WZ jest ważny bezterminowo jako dowód wydania towaru, jednak przepisy o VAT wymuszają wystawienie faktury do takiej transakcji zazwyczaj nie później niż 15. dnia kolejnego miesiąca. Sam dokument należy przechowywać przez 5 lat, podobnie jak dokumentację podatkową.
Czy mogę wystawić WZ w Excelu?
Tak, można stworzyć własny szablon WZ w arkuszu kalkulacyjnym, o ile będzie on zawierał wszystkie wymagane elementy (daty, podpisy, nazwy towarów). Jest to popularne rozwiązanie w małych firmach, choć systemy dedykowane są bezpieczniejsze.